Procesos de carácter vital e imprescindible en el desarrollo de la Gestión Documental, puesto que brindan todas las pautas y herramientas que permiten la adecuada organización, consulta y descripción de los documentos.
Organización Documental en Archivos de Gestión
En este, la Oficina de Archivo, tiene la responsabilidad de establecer las políticas y procedimientos para la realización correcta de las actividades de Gestión Documental al interior de los Archivos de gestión,
cada uno de los procesos tienen la responsabilidad de seguir esos lineamientos y organizar sus Archivos de Gestión conforme a lo establecido por la Oficina de Archivo para dar cumplimiento a la normatividad vigente emanada por el estado para las organizaciones.
Transferencias Documentales Primarias
En conformidad con los tiempos y disposiciones establecidos, cada proceso, remite al Archivo Central aquellos documentos que se deben conservar de forma permanente o temporal, así como aquellos que se deben eliminar.
Préstamo, consulta y devolución de documentos
De acuerdo con la importancia de la consulta de los documentos de gestión de la organización, la oficina de archivo viene garantizando el acceso a la información a los procesos que lo requierencon el ánimo de aportar para el desarrollo de sus funciones.
Aplicación de Técnicas de Reprografía
Con el fin de optimizar la conservación y consulta de los documentos de archivo, reducir las áreas de archivo físico y ahorro monetario, hacemos uso de la Digitalización, el procedimiento de digitalización se implementó a partir de enero del 2011, con un promedio de 1500documentos digitalizados por día, hasta la fecha se han digitalizado un total de 495.247 documentos, de esta manera hemos logrado prestar un mejor apoyo a los procesos en cuanto a la consulta de los documentos siendo este un paso muy importante que aporta para disminuir la contaminación ambiental generada por el papel.
En la actualidad somos concientes de la contaminación que generan las fábricas y los consumidores por la mala implementación del reciclaje.
En conclusión,digitalizar documentos mas que una ventaja, es la solución a muchas necesidades actuales.
